Die Power von MS Project voll ausnutzen – mit der richtigen Einsatzvariante!

In diesem Artikel lernen Sie die 4 wichtigsten Einsatzvarianten von MS Project kennen – damit Sie Ihre Projekte mit weniger Aufwand und mehr Klarheit managen können.

[Am Ende dieses Artikels finden Sie eine ENTSCHEIDUNGS-MATRIX zum Download, mit der Sie einfach und schnell die beste Einsatzvariante von MS Project für sich bestimmen können]

 

Wenn die Projekte größer werden oder der Zeitdruck steigt, schaffen sich immer mehr Unternehmen die Software „MS Project“ an – in der Hoffnung, dass jetzt alles besser wird. MS Project ist ein Projektmanagement-Werkzeug, dass verspricht, die Planung und Steuerung von Projekten zu erleichtern.

Damit sich Ihre Projektarbeit aber wirklich verbessert, sollten Sie jedoch die verschiedenen Einsatzvarianten von MS Project kennen, um die richtige für Ihren Anwendungsfall auswählen zu können.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie als Projektleiter/in oder Projektassistent/in wissen müssen, um MS Project sinnvoll und effektiv in Ihrer Projektmanagement-Praxis einzusetzen.

  • Sie lernen, zu erkennen, WIE MS Project in Ihrem (oder Partner-)Unternehmen zur Zeit eingesetzt wird
  • Sie lernen, zu erkennen, WOFÜR MS Project in Ihrem (oder Partner-)Unternehmen eingesetzt wird
  • Sie lernen, zu bestimmen, WIE MS Project in Zukunft (sinnvoller / effektiver) eingesetzt werden soll
  • Sie lernen, zu bestimmen, WOFÜR MS Project in Zukunft eingesetzt werden soll

 

[Die im folgenden beschriebenen Einsatzvarianten von MS Project stelle ich auch in diesem Video vor – siehe die ersten 4 Minuten]

 

Wenn MS Project bereits in Ihrem (oder Partner-)Unternehmen läuft, starten Sie hier:

Ermitteln Sie, welche MS-Project-Einsatzvariante im Unternehmen eingerichtet ist

Wenn in Ihrem (oder Partner-)Unternehmen bereits MS Project bereits installiert ist und verwendet wird, sollten Sie zuerst ermitteln:

A. Wird MS Project als alleinstehendes Programm eingesetzt? (dateibasiert)

  1. Wird MS Project mit einem gemeinsamen Ressourcenpool eingesetzt? (Multiprojektmanagement)
  2. Wird MS Project ohne einen gemeinsamen Ressourcenpool eingesetzt? (Einzelprojektmanagement)

B. Wird MS Project zusammen mit dem MS Project Server eingesetzt? (datenbankbasiert)

  1. Läuft der MS Project Server im Unternehmen?
  2. Wird der MS Project Server als Dienst gemietet? (Project Online)

 

Schauen wir uns einmal genauer an, was das für Sie bedeutet:

A –> MS Project wird als alleinstehendes Programm eingesetzt.

Das bedeutet, Sie als Projektleiter oder Projektassistent speichern Ihren Projektplan in einer lokalen Datei (*.mpp).

Sie können den Projektplan mit einem Schreib-Passwort und mit einem Lese-Passwort schützen.

Jeder, der das Schreib-Passwort kennt, kann Änderung an dem Projektplan vornehmen – ohne dass man nachvollziehen kann, wer das war. Deshab sollte in dieser Konstellation immer nur eine Person den Schreibzugriff bekommen.

Das bedeutet leider auch, dass die Projektmitarbeiter nicht selbst den Fortschritt ihrer Arbeitspakete einpflegen können, sondern das muss dann die Person mit dem Schreib-Passwort tun.

Wenn Sie anderen Projektbeteiligten Informationen zukommen lassen wollen, können Sie diesen den Speicherort der Projektdatei und das Lese-Passwort zukommen lassen.

 

A1 –> MS Project wird mit einem gemeinsamen Ressourcenpool eingesetzt

In dieser Konstellation werden alle Projekte mit dem gemeinsamen Ressourcenpool verlinkt. Dadurch ist es möglich, projektübergreifende Ressourcen-Überlastungen zu erkennen.

A2–> MS Project wird ohne einen gemeinsamen Ressourcenpool eingesetzt

Hier werden in jedem Projekt die Ressourcen erneut eingegeben. Wenn ein Teammitglied dann in 2 Projekten gleichzeitg eingeplant wird, erkennt MS Project diese Überlastung nicht.

 

B –> MS Project wird mit dem MS Project Server eingesetzt

Das bedeutet, wenn Sie als Projektleiter oder Projektassistent Ihren Plan speichern, werden die Daten in einer zentralen Datenbank gesichert.

Jeder Projektmitarbeiter kann sich dann über einen Internet-Browser in die Project-Umgebung einloggen und sieht alle Projekte und Arbeitspakete, an denen er beteiligt ist.

Wenn dieser Projektmitarbeiter mit einem Arbeitspaket fertig ist, kann er diese Information direkt eingeben – und Sie als Projektleiter oder Projektassistent sehen bei Ihrer nächsten Sitzung den aktuellen Fortschritt – ohne zusätzliche Aufwand.

Es können weitere Rollen definiert werden (Führungskraft, Ressourcenmanager), den spezielle Sichten und Berechtigungen für die Projekte des Unternehmens bekommen.

 

B1 –> Der Project Server läuft im eigenen Unternehmen

Funktional unterscheidet sich diese Variante nicht von B2 – nur preislich. Wenn der Project Server im eigenen Unternehmen installiert wird, ist ein erheblicher finanzieller (Richtwert: 10.000€) und administrativer Aufwand erforderlich.

Für Sie als Anwender ist aber das Vorgehen identisch mit dem von Variante B2.

B2 –> Der Project Server Dienst wird gemietet

Mit dieser Variante kann ein Unternehmen mit wesentlich geringerem finanziellen und administrativen Aufwand eine datenbankbasierte Multiprojektmanagement-Umgebung bereitstellen.

Eine Lizenz für einen Projektleiter oder Projektassistenten kostet ca. 20€ pro Monat.

Eine Lizenz für einen Projektmitarbeiter kostet ca. 5€ pro Monat.

Sie brauchen jedoch für die Planung in beiden Fällen (B1/B2) zusätzlich noch das Programm MS Project (Professional), um den vollen Funktionsumfang des Systems nutzen zu können – und um bequemer Ihre Daten einzugeben.

Ob dieses MS Project Professional jedoch als Einmal-Lizenz (ca. 500€) erworben wird – oder ob es gemietet wird (ca. 40€ pro Monat – zusammen mit einem Project Online Zugang) – ist eine Entscheidung, die nicht Sie treffen müssen – aber natürlich beinflussen können.

 

Ermitteln Sie, WOFÜR MS Project eingesetzt wird

Es gibt Unternehmen, die verwenden MS Project lediglich als ein etwas besseres Malprogramm für Ihre Projektpläne. Und tun sonst nichts damit. Das ist ja auch in Ordnung, wenn es denn den Zweck erfüllt, den es erfüllen soll.

Damit Sie jedoch bewusst entscheiden können, WOFÜR Sie MS Project einsetzten wollen, müssen Sie erst einmal wissen, was Sie alles damit tun können.

Und zwar folgendes:

  • Projektplanung
    • Eine Projektplan (Balkendiagramm) erstellen
    • Arbeitspakete (mit Dauer, Anfangszeit, Endzeit, verantwortliche Personen)
    • Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen abbilden
  • Kostenplanung
    • Was kostet ein Vorgang?
    • Was kostet eine Ressource in diesem Projekt?
    • Was kostet das gesamte Projekt?
  • Ressourcenplanung
    • Wer macht was wann?
    • Wer fehlt wann, warum? (Urlaub, Fehlzeiten)
  • Projektsteuerung
    • Soll-Ist-Vergleich
      • Wurden Arbeitspakete wie geplant begonnen, beendet?
      • Wurden geplante Kosten eingehalten, überschritten?
      • Liegen wir momentan im Zeitplan?
    • Berichtswesen
      • Aktueller Projektstatus
      • Projektfortschritt / Burn Down Diagramme
      • Kostenverlauf
      • Meilensteine erreicht / nicht erreicht
    • Problem-Behandlung
      • Probleme melden (Project Server / Project Online)
      • Problemlösung diskutieren (Project Server / Project Online)
  •  Projektdokumentation
    • Projektverlauf
    • Kostenentwicklung
    • Verzögerungen & Ursachen
    • Meilensteine abgeschlossen

 

Definieren Sie klar IHRE Anforderungen

An dieser Stelle ist es wirklich wichtig, dass Sie ganz klar Ihre Anforderungen definieren und nur das mit MS Project tun, was für Sie relevant ist. Das Tool soll ja Ihnen dienen und nicht umgedreht.

Und da kann es zum Beispiel sein, das Sie zwar einen detaillierte Projekplan erstellen wollen, aber garnicht die Zeit und die Kapazitäten haben, den aktuellen Projektfortschritt tagesgenau einzupflegen.

Dann setzen Sie Project eben „nur“ zur Planung und zur abschließenden Dokumentation ein.

 

Entscheiden Sie, WIE MS Project (ab jetzt) eingesetzt werden soll

Mit den Informationen dieses Artikels können Sie jetzt bewusst entscheiden, WIE Sie MS Project ab jetzt einsetzen wollen.

  • Als Einzelplatz-Anwendung
  • Mit einem gemeinsamen Ressourcen-Pool
  • Mit dem Project Server (selbst gehostet)
  • Mit dem Project Server Online (fremd gehostet)

Am Ende des Artikels finden Sie einen Link zu einer Übersicht, die noch einmal die Entscheidungskriterien für die Verwendung von MS Project zusammenfasst.

 

Entscheiden Sie, WOFÜR MS Project (ab jetzt) eingesetzt werden soll

Machen Sie sich klar, WOFÜR genau Sie MS Project einsetzen wollen.

  • Projektplanung
  • Kostenplanung
  • Ressourcenplanung
  • Projektsteuerung
  • Projektdokumentation

Und machen Sie sich bitte auch klar, dass Sie mit der Einführung von MS Project noch nicht automatisch „Projektmanagement“ in Ihrem Unternehmen einführen. MS Project ist ein Tool, dass Ihr Projektmanagement unterstützen kann.

Aber für die Einführung und Umsetzung von Projektmanagement müssen Sie in Ihrem Unternehmen eine für sich praktikable Projektmanagement-Methodik installieren – eine gemeinsame Vorgehensweise in Projekten, an die sich alle Projektbeteiligten halten.

Diese Vorgehensweise kann z.B. in einem Projektmanagement-Handbuch abgebildet werden, dass Sie gemeinsam in Ihrem Unternehmen diskutieren und dann festlegen.

WENN Sie bereits eine effektive Projektmanagement-Methodik in Ihrem Unternehmen anwenden, dann schauen Sie bitte noch einmal genau, wie Sie MS Project in den einzelnen Phasen Ihres Projektmanagement-Prozesses einsetzten wollen:

  • In der Start-Phase (Projektauftrag)
  • In der Organisations-Phase (Teambildung)
  • In der Planungs-Phase (Projektplan)
  • In der Steuerungs-Phase (Soll-Ist-Vergleich)
  • In der Abschluss-Phase (alle Prozesse beenden und dokumentieren)

 

Wünschen Sie Unterstützung? – UNSERE ANGEBOTE:

 

Wenn Sie den effektiven Umgang mit MS Project lernen oder optimieren wollen, unterstützen wir Sie gerne mit unseren Angeboten:

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Dieses Video-Training wird bereits an mehreren Hochschulen und in vielen Unternehmen für die Projektmanagement-Ausbildung eingesetzt.

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Ressourcen

Download:

ENTSCHEIDUNGS-MATRIX zur richtigen MS Project Einsatzvariante (PDF)

Video:

Sehen Sie hier einen Auszug aus meinem MS Project Video-Training,

dass Sie im Shop erwerben können.

Zum Autor

Der Autor, Andreas Raupach, ist Inhaber des Trainings-Unternehmens „Raupach Consulting & Training“ und Produzent der Video-Trainings Reihe:

  • MS Project 2007
  • MS Project 2010
  • MS Project 2013

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